Mať všetko hotové (Getting Things Done)
Metóda Davida Allena získala veľkú popularitu vo svete aj u nás a mnoho ľudí na ňu prisahá a tvrdí, že im dokonca od základu zmenila život. V čom teda tkvie jeho „Umenie produktivity bez stresu“?
Podľa Allena náš mozog dokáže veci výborne vymýšľať, s ukladaním informácií si však poradí už horšie. Ak ho zbytočne zaťažujeme tým, aby si pamätal všetky naše úlohy a termíny, uberáme mu kapacitu a bránime mu robiť to, čo vie najlepšie – úlohy naozaj riešiť.
Ideálne je preto mozog vyčistiť a kapacitu mu uvoľniť. Len myslenie na to, čo a kedy musím urobiť, vedie k zníženiu sústredenia – k prokrastinácii. Preto Allen odporúča, aby ste svoj mozog prestali používať ako sklad informácií.
- Zozbieraj
Spíšte si všetky úlohy, ktoré vám strašia v hlave. Či už na to použijete papier a ceruzku, niektorý z online nástrojov na správu úloh alebo škatuľku s kartičkami. Napíšte si naozaj všetko – malé aj väčšie úlohy, pracovné i súkromné, každodenné i zatiaľ nerealizované sny. Uvoľní vám to mozgovú kapacitu, aby ste sa mohli plne venovať riešeniu.
- Spracuj
Pri upratovaní hlavy postupujte podobne ako pri upratovaní domácnosti – treba sa rozhodnúť, čo si necháme a čo vyhodíme. Každú položku prehodnoťte. Ak sa dá zrealizovať a zaberie to menej ako dve minúty, urobte to hneď. Ak si žiada viac času a je to možné, položku delegujte. Keď ju nie je možné delegovať, pridajte ju na zoznam úloh, ktoré začnete realizovať neskôr. Nepotrebné položky nemilosrdne zahoďte (vymažte).
- Zorganizuj
Teraz je čas pripraviť sa. Keď máte veľa vecí, ktoré musíte vybaviť, je úplne normálne, že namiesto toho, aby ste sa na chvíľu zastavili a všetko si premysleli, začnete na nich hneď pracovať. Keď si však hneď na začiatku rozvrhnete čas, získate jasnejšiu predstavu, čo je potrebné urobiť a aké ďalšie kroky budú nasledovať. Vďaka tomu potom budete postupovať rýchlejšie. Urobte si viac zoznamov a úlohy do nich zoskupte. Napr. e-maily, ktoré je potrebné vybaviť, telefonáty, správy, ktoré treba napísať…
- Zhodnoťte
Precízne zoznamy sú výbornou pomôckou, ale ak sa k nim pravidelne nevraciate a neupravujete ich, budú sa vám len kopiť a to je kontraproduktívne. Preto zoznamy úloh pravidelne prechádzajte, aby ste mohli kontrolovať, čo má práve najvyššiu dôležitosť. Pomôže vám to správne nastavovať priority a tiež zabránite tomu, že zoznam úloh, ktoré ste mali mať hotové pred x-týždňami, začne narastať do gigantických rozmerov.
- Urob
A teraz jednoducho začnite úlohy plniť. Vytvorili ste si systém, tak ho využite. Odškrtávanie splnených úloh na zozname podľa priorít vám prinesie taký skvelý pocit, že už len pomyslenie naň bude pôsobiť motivačne.
Zaujala vás metóda GTD a chceli by ste sa o nej dozvedieť viac? Kniha Davida Allena „Mať všetko hotové – Umenie produktivity bez stresu“ vyšla v revidovanom vydaní v roku 2015. Premietol do nej svoje skúsenosti, ktoré nazbieral za roky jej aplikácie a výučby. Alebo sa pozrite na stránky gtd.sk. Od roku 2016 je vďaka vydavateľstvu Jan Melvil publishing dostupná aj v českom preklade.
Uzavreté zoznamy
Jednoducho realizovateľnou zmenou v systéme práce môžu byť tzv. uzavreté zoznamy. Každý večer si dopredu rozplánujte zoznam vecí, ktoré by ste mali mať na druhý deň hotové. Od starých známych „to-do-listov“ sa však líšia tým, že na ne už druhý deň nič nepripisujete, ale ani nič nemažete. Uzavretý zoznam by mal obsahovať niekoľko dlhodobých úloh, úlohy, ktorým končí termín, rutinné úlohy a „zvyšok“. Takto si rozplánujte 60 – 80 percent pracovného dňa. Vždy sa totiž nájdu nečakané, ale urgentné úlohy alebo sa niektorý zo zoznamu skomplikuje a zaberie viac času, než ste počítali. Ak si rozplánujete väčšinu dňa, vytvoríte si rezervu.
Spočiatku nie je jednoduché si uzavretý zoznam úloh pripravovať tak, aby ste ho nachlp dodržali. Často naplánované úlohy zaberú viac času a nepodarí sa ich splniť – skúste teda plánovať kratší zoznam. Ak vám úlohy trvajú dlhšie, než chcete, skúste sa zamerať na vlastnú efektivitu. Jednou z príčin býva aj to, že vám oveľa viac času, než počítate, zaberú neplánované úlohy. Skúste zistiť prečo, a presunúť čo najviac z nich do „plánovateľného“ šuplíka.
Zastavte sa a pochváľte sa
Občas sa v kolobehu dní pod prívalom informácií ani nestačíme zastaviť. Máme pocit, že guľu súkromných i pracovných úloh stále kotúľame pred sebou a neustále sa strachujeme a myslíme na veci, ktoré budeme musieť urobiť. Skúste sa niekedy zastaviť a pár minút venovať súkromnej inventúre dňa, v duchu si premietnuť, čo ste dnes od rána robili. Určite vás prekvapí, akí ste šikovní. Nezabudnite sa pochváliť!
Prvá pomoc, keď panikárite
Asi každý niekedy zažil stav, keď mu v hlave vyskakovali všetky možné katastrofické myšlienky, až ho premohol pocit, že to jednoducho nemôže všetko zvládnuť. Vtedy zmobilizujte sily, „uzemnite sa“ – potrebujete sa vrátiť do reality a uvedomiť si, čo sa práve deje. Sústreďte sa na to, čo vidíte, čo počujete, vôňu, ktorú cítite, chuť, ktorú vnímate, a pocit, ktorý práve máte. Buďte však konkrétny. Pomenujte presne, čo práve zažívate. Mozog sa na to zameria, váš tep sa upokojí a môžete zase pokračovať v práci, aby ste večer mali radosť z jej výsledku.
