Koniec zimy síce neurýchlime, môžeme vám však pomôcť efektívne si zorganizovať čas a povinnosti. Možno totiž ani netušíte, ako vám môže lepšia organizácia pomôcť žiť kvalitnejšie. Kde začať?
- Vyskúšajte Eisenhowerov princíp
Objem povinností nám často dáva zabrať. A čo potom hlavám štátov, ktorých diáre praskajú vo švíkoch a obsahujú výrazy ako kríza zdravotníctva, riešenie nezamestnanosti alebo globálne otepľovanie? Americký prezident Dwight D. Eisenhower preto prišiel s nápadom, ako si efektívne zorganizovať čas. Podľa neho by sme si mali roztriediť úlohy do štyroch skupín a podľa toho na ich plnení pracovať.
- Naliehavé a dôležité úlohy (blížiace sa deadliny, akútne problémy) – vybavíme okamžite
- Nenaliehavé, ale dôležité úlohy (plánovanie, porady, vzdelávanie, ale aj relaxácia) – naplánujeme si, kedy ich budeme riešiť
- Menej dôležité či naliehavé úlohy (menej dôležité schôdzky, telefonáty, administratíva) – ak je to možné, delegujeme
- Nedôležité a nenaliehavé úlohy (nedôležitá pošta, telefonáty, reklamné akcie) – neriešime, rovno „vyhadzujeme do koša“
- Plánujte, píšte, odškrtávajte
Možno ste o tom počuli toľkokrát, že to okamžite púšťate druhým uchom von. Lenže verte nám, čas venovaný tvorbe tzv. to-do listov – zoznamov povinností, sa vám niekoľkonásobne vráti.
A skutočne je fuk, či si zoznamy budete písať do krásneho nového zošita, mobilu alebo starého reklamného bloku. Dôležité je mať zoznam povinností niekde napísaný. Vďaka tomu nebudete na všetko musieť neustále myslieť a na nič nezabudnete.
Ideálne je rekapitulovať si úlohy deň vopred, najlepšie večer. Zároveň sa neodporúča zapisovať si príliš veľa položiek, ich nesplnenie by vás mohlo stresovať. Dávajte si realistické ciele. A úlohy označte podľa priority. Trebárs podľa Eisenhowerovho princípu.
- Zorganizujte si priestor okolo seba
Keď si urobíte poriadok vo svojich fyzických veciach, možno budete mať pocit, že ste si upratali aj v hlave. Zbytočné papiere a veci na stole, chaos a pocit, že nevieme, kde máme čo zahrabané, nám k pokoju nepridávajú.
Urobte si poriadok vo veciach naozaj nekompromisne a zbavte sa všetkého, čo nepoužívate (nenechávajte si ani veci „pre každý prípad“). Vo zvyšných veciach si urobte jasný systém. Hlavne dnes, keď mnoho z nás pracuje z domu, je dôležité mať okolo seba čisto a pokoj na prácu.
- Zrekapitulujme si svoje (ne)úspechy
Nič vám nedá takú jasnú predstavu o tom, ako sa vám v živote či práci darí, ako vlastné, úprimné a pravidelné hodnotenie. Každý deň, týždeň či mesiac sa zamyslite nad tým, čo sa vám v poslednom čase podarilo a čo nie, a ako sa môžete zo svojich neúspechov poučiť do budúcnosti. A tiež to, aké zložité úlohy sa podarilo splniť a ktoré musíte presunúť na nasledujúce obdobie.
- Obmedzte prokrastináciu
Nebudeme vám tvrdiť, že prokrastinácie sa môžete úplne zbaviť. Dá sa s ňou však pracovať a skracovať obdobie neefektívne stráveného času. Začnite meraním času pri plnení úloh. Nastavte si na stopkách 25 minút, počas ktorých budete intenzívne pracovať, a potom si dajte 5 minút pauzu. Tento cyklus opakujte.
Čas na prácu a oddych si samozrejme upravte podľa seba. Dôležité je, aby vaša pozornosť neochabovala a boli ste schopní sa v práci posúvať ďalej. Náročnejšie či dlhodobé úlohy si preto rozdeľujte do kratších blokov. A naplánujte si aj niečo, na čo sa počas pauzy a po práci môžete tešiť.
- Plánujte si aj voľnočasové aktivity
Kto chce všetko, nemá nič. Ak po prečítaní nášho článku máte chuť okamžite vytočiť otáčky produktivity na maximum, nezabúdajte, že na to potrebujete značnú dávku energie.
V roku 2021 sme sa azda konečne dostali do fázy, keď slová ako odpočinok, voľno alebo dovolenka nie sú v pracovnom žargóne vnímané ako niečo nepatričné. Naplánujte si dopredu aktivity, ktoré vám pomôžu zbaviť sa prebytočného stresu a vrátiť sa k práci v plnej sile. Poznačte si v kalendári pokojne aj čítanie knižky, horúci kúpeľ alebo prechádzku v prírode. Aspoň o tieto aktivity neprídete pre iné, „dôležitejšie“ povinnosti.
Ak je toho na vás naozaj veľa a máte pocit, že strácate nervy, v tejto audiolekcii vám poradíme, ako v práci nestrácať nervy. Ukážeme vám tiež techniky, ako sa vysporiadať s návalom stresu za niekoľko minút.
